Você contratou alguém para atender ligações e marcar horários. Para essa pessoa trabalhar, você dá acesso ao seu sistema. O problema é que esse sistema também tem as finanças, os salários, as senhas das suas plataformas e a lista completa de clientes com os valores de cada um.
Não é desconfiança. É organização. Ninguém na sua equipe precisa ver tudo, e ninguém deveria conseguir apagar o que não é da sua responsabilidade.
O problema do acesso tudo ou nada
Com planilhas ou sistemas simples, as opções costumam ser duas: ou a pessoa vê tudo ou não vê nada. Isso traz problemas reais:
- Informações sensíveis, como salários e lucros, à vista de toda a equipe.
- Um clique errado e alguém apaga uma fatura ou um cliente.
- Quando alguém sai, leva uma cópia da sua lista de clientes.
- Você não sabe quem mudou o quê.
O acesso compartilhado sem regras é cômodo no começo e caro depois.
Como funcionam as permissões por função
No CRM Blides, você não dá permissões para cada pessoa separadamente. Você cria funções, como Vendas, Cobranças, Recepção ou Gerência, e cada funcionário recebe a função que corresponde a ele. Se você muda a função, ela muda para todos que a têm.
Cada função é configurada com 275 permissões, separadas por ação em cada módulo:
- Ver: pode consultar as informações.
- Adicionar: pode criar registros novos.
- Editar: pode modificar o que já existe.
- Excluir: pode apagar.
Assim você pode definir, por exemplo, que a Recepção vê e adiciona compromissos na agenda, mas não vê Finanças nem pode excluir clientes.
Você cria funções, como Vendas, Cobranças, Recepção ou Gerência, e cada funcionário recebe a função que corresponde a ele.
Exemplo de funções em uma empresa de serviços
Este é só um exemplo para você entender a ideia; cada empresa monta as suas:
| Função | Pode | Não pode |
|---|---|---|
| Recepção | Ver e adicionar leads, agendamentos e anotações | Ver finanças, salários nem acessos |
| Vendas | Trabalhar leads, mover para cliente, criar contratações | Excluir faturas, ver despesas |
| Cobranças | Registrar pagamentos, gerar faturas em PDF | Mudar planos ou apagar clientes |
| Gerência | Ver tudo, inclusive finanças e equipe | O que o dono decidir restringir |
“Ver como esta função” antes de dar acesso
Configurar permissões às cegas é arriscado. Por isso existe a opção “Ver como esta função”: você entra no CRM exatamente como essa pessoa veria e confere o que aparece e o que não aparece. Se algo estiver visível demais, você ajusta antes de o funcionário entrar.
Além disso, o menu é personalizável. Você pode ocultar módulos que uma função não usa, para que a tela fique mais simples e ninguém se perca procurando.
A segurança que não aparece
As permissões são a parte visível. Por baixo, há medidas que protegem as suas informações mesmo sem você ver:
- Senhas armazenadas com bcrypt, um método que não permite lê-las mesmo que alguém acesse o banco de dados.
- Dados sensíveis criptografados, como as senhas das ferramentas que a sua empresa paga.
- Proteção CSRF, que impede que uma página externa execute ações no seu CRM sem você saber.
- O sistema na sua própria hospedagem: os dados são da sua empresa.
Com as anotações, além disso, cada registro mostra quem escreveu e quando. Isso organiza a equipe, pois cada um assina o que faz.
A equipe dentro do CRM
As permissões se conectam com a seção de Equipe / RH: ficha de cada funcionário, salário e dia de pagamento, pagamentos extras e o usuário dele no CRM. Você pode até publicar vagas com um formulário público. Se os seus vendedores ou gestores ganham comissão, ela é calculada em percentual ou valor fixo, e quem vê esse valor também depende das permissões. Falamos desses números em finanças simples para uma empresa de serviços.
Quando pensar em funções
Não espere ter vinte funcionários. O melhor momento é quando entra a primeira pessoa que não é você. É mais fácil começar com regras claras do que tirar acessos depois. Se hoje você trabalha com uma planilha compartilhada, leia por que ela fica curta em CRM vs. planilhas e cadernos.
E se o que você precisa é de gente para atender os seus clientes pelo WhatsApp, redes sociais, e-mail e ligações, sem contratar uma equipe própria, também oferecemos isso com o nosso Suporte ao Cliente.
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Clientes, leads, agendamentos, cobranças, finanças e equipe em um só sistema. Mostramos ao vivo e preparamos um orçamento.
Seu próximo passo
Faça uma lista das pessoas que hoje acessam as suas ferramentas e anote ao lado o que cada uma precisa ver para fazer o trabalho. Essa lista é o rascunho das suas funções. Fale com a gente pelo WhatsApp e mostramos em uma demonstração como elas são configuradas no CRM Blides.
Perguntas frequentes
Posso tirar o acesso de alguém que sai da empresa?
Sim. Cada funcionário tem o próprio usuário no CRM, e você controla o acesso dele pela equipe e pela função.
Como sei o que um funcionário vê antes de dar acesso?
Com a opção “Ver como esta função”, você entra no CRM exatamente como essa pessoa veria e ajusta o que for preciso.
As senhas das minhas plataformas ficam seguras no CRM?
Elas são salvas criptografadas na seção de ferramentas e acessos, e só quem tem essa permissão consegue vê-las.
